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IT-Onboarding: Neu gewonnene Beschäftigte effizient und sicher aufnehmen!

IT-Onboarding: Neu gewonnene Beschäftigte effizient und sicher aufnehmen!

Es gibt keine nächste Gelegenheit für einen ersten Eindruck – das gilt gegenwärtig insbesondere im Recruiting. Damit neue Mitarbeiter nicht schon innerhalb der Probezeit wieder kündigen, ist ein systematisches Onboarding unter Einbeziehung verschiedener Arbeitsbereiche, vornehmlich der IT, notwendig. Was Betriebe beim Onboarding-Ablauf aus dem Blickwinkel der IT berücksichtigen sollten, erfahren Sie in dem nachfolgenden Artikel.

In einer kompetitiven Geschäftswelt, in der leistungsfähige Mitarbeiter immer öfter ihren Job tauschen, wird ein strukturiertes und wohlüberlegtes Onboarding immer entscheidender. Zum einen ermöglicht es einen optimalen Startpunkt ebenso wie eine effektive Einbeziehung neu eingestellter Arbeitnehmer in den Betrieb, auf der anderen Seite profitieren Betriebe durch eine verbesserte Produktivität ebenso wie eine längerfristige Mitarbeiterbindung und die in der Folge fallenden Fluktuationskosten.

Gemäß der neuen Studie „Onboarding im Wandel“ von Haufe haben inzwischen 83 Prozent der befragten Unternehmen erkannt, dass in Zeiten des Mangels an Fachkräften das Onboarding alternativlos ist, um neu gewonnene Mitarbeiter zeitnah ins Unternehmen zu integrieren wie auch langfristig zu binden. Zeitgleich sind sie davon überzeugt, dass der Wechsel von Mitarbeitern im ersten Jahr durch getroffene Onboarding-Maßnahmen gemindert werden konnte. 93 % der Unternehumngen sind im Übrigen der Auffassung, dass durch zielgerichtete Einarbeitung die zwischenmenschliche Eingliederung der neuen Beschäftigten verstärkt und beschleunigt werden kann. 92 Prozent der Firmen stimmten im Übrigen zu, dass dies genauso für die fachliche Einbindung gilt.

Trotz selbiger Onboarding Maßnahmen erzählen 30 Prozent der Firmen von Gegebenheiten, in denen frisch eingestellte Mitarbeiter noch vor dem anfänglichen Werktag wieder abgesprungen sind. Möglicherweise, da sie sich kaum willkommen gefühlt haben, im Allgemeinen an der anzutretenden Stelle gezweifelt oder vom neuen Unternehmen bis zum 1. Arbeitstag nichts mehr vernommen haben?

Trotz selbiger Onboarding Maßnahmen erzählen 30 Prozent der Firmen von Gegebenheiten, in denen frisch eingestellte Mitarbeiter noch vor dem anfänglichen Werktag wieder abgesprungen sind. Möglicherweise, da sie sich kaum willkommen gefühlt haben, im Allgemeinen an der anzutretenden Stelle gezweifelt oder vom neuen Unternehmen bis zum 1. Arbeitstag nichts mehr vernommen haben?

Der frühe Vogel fängt den Wurm!

Gegenwärtig ist annähernd ein jedes Wirtschaftsunternehmen auf eine leistungsstarke IT-Umgebung angewiesen. Sei es für den Aufgabenbereich eines speziellen Beschäftigten, die Realisierung und Regulierung von Arbeiten und auch Unternehmensabläufen oder auch den Informationsaustausch innerhalb der Projektteams, zu Abnehmern wie auch mit Händlern.

Zumal ein vollwertig eingerichteter Büroplatz nicht allein für einen ersten guten Gesamteindruck sorgt, sondern außerdem für die zukünftige Fortentwicklung sowie die Ertragsfähigkeit eines Arbeitnehmers bedeutsam ist, nimmt die Firmen-IT-Infrastruktur beim ordnungsgemäßen Onboarding eine grundlegende Rolle ein.

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf Muster 1 wird es ab dem 1. Oktober nur noch teilweise geben. Abgelöst wird sie von der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Die eAU gilt als eine der wichtigen Bausteine des neuen TI-Kommunikationsstandards KIM. Der zeitaufwändige Prozess mit Papierbescheinigung in mehrfacher Ausfertigung, die Versicherte an Arbeitgeber und Krankenkasse senden müssen, soll damit in absehbarer Zeit spürbar verschlankt werden. So lassen sich die Daten der Versicherten wesentlich schneller, sicherer und ohne Medienbrüche an Krankenkasse und Arbeitgeber übermitteln. Für die Patienten entfällt das Weitergeben der Papierbescheinigung.

Beim Onboarding ist die Betriebs-IT in 1. Linie dafür verantwortlich, dass der Arbeitsplatz eines neuen Kollegen vor seinem Arbeitsantritt eingerichtet wird. Dazu zählen zusätzlich zu dem Erwerben wie auch dem Bereithalten der richtigen Gerätschaften, die Inbetriebnahme und das Konfigurieren aller notwendigen Softwarelösungen, Mitarbeiteraccounts ebenso wie Berechtigungen. Darüber hinaus müssen außerdem Sicherheits-Bewußtsein-Kurse für die Themen IT-Sicherheit und Informationssicherheit geplant und durchgeführt werden, um die neuen Arbeitnehmer von Anfang an für securityrelevante Themenbereiche aufmerksam machen und bestärken zu können.

Vergessen Sie beim Onboarding auf gar keinen Fall die Geschäfts-IT!

Noch immer existieren eine Menge Betriebe, in denen das IT-seitige Onboarding nicht genug einbezogen wird. Dabei kann sich ein unprofessionelles oder fehlerhaftes Onboarding nachteilig auf die Mitarbeitereingliederung auswirken und mitunter eine Bedrohung für die IT-Security, Information Security, Internetsicherheit ebenso wie den Datenschutz darstellen.

Aufgrund dessen ist das IT Onboarding für Unternehmungen wesentlich.

Im Zuge dessen hat sich von Seiten der IT im Onboarding das nachstehende Vorgehen erprobt:

  1. Selektion der adäquaten Hardware
    Bei der Selektion der geeigneten Computerkomponenten ist zu beachten, dass alle Abteilungen und Anwendungsverantwortlichen von der IT, über die Personalleitung bis hin zu den Fachuntergliederungen in den Entscheidungsprozess mit eingeschlossen werden. In einem gemeinsamen Dialog gilt es zu vereinbaren, welche Computerkomponenten, Peripheriegeräte ebenso wie Zubehörkomponenten der hinzugewonnene Mitarbeiter braucht. Ist diese Hardware nicht verfügbar, muss sie von der IT in Koordination mit dem Einkauf angeschafft werden. Wenn die Hardware verfügbar ist, erfolgt die Ausstattung des Büroarbeitsplatze mit dem festgelegten Arbeits-Equipment sowie die Inbetriebnahme wie auch Prüfung der Web- und Telefonieverbindung.
  2. Identifizierung der erforderlichen Softwareanwendungen und der Lizenzen
    Parallel zur Ausstattung des physikalischen Arbeitsplatzes muss die erforderliche Software eruiert werden. In Abhängigkeit von Stellenprofil verwendet der hinzugewonnene Angestellte zusätzlich zu den gängigen Anwendungen wie z.B. Microsoft Office auch benutzerdefinierte Softwarelösungen, wie etwa ein ERP-System, Photoshop oder bspw. InDesign. Die Betriebs-IT wird zuvor überprüfen, ob Lizenzen erworben beziehungsweise ergänzt werden müssen. Dann gilt es, die Programme zu installieren, die Berechtigungen zu verteilen und den E-Mail-Account des neuen Beschäftigten aufzusetzen.
  3. Einrichtung der Zeiterfassung
    Entsprechend einem Urteil des EuGH vom 14.Mai 2019 sind Betriebe verpflichtet, Arbeitszeiten von Angestellten zu dokumentieren. Deshalb sollte für jeden neuen Arbeitnehmer ein individuelles Zeitkonto erstellt werden, um die Werkzeiten unmittelbar vom allerersten Arbeitstag an erfassen zu können.
  4. Freischaltung der Zugangskontrolle
    In vielen Unternehmen wird die Zugangskontrolle technologisch geführt. Die IT-Abteilung muss dann die betroffenen Unternehmensbereiche freischalten, damit der hinzugewonnene Arbeitnehmer nicht vor verschlossenen Türen steht.
  5. Verfügbarmachung, Verwaltung und Sicherung mobiler Endgeräte
    Viele Unternehmungen bieten ihren Angestellten für das flexible Arbeiten die Verwendung mobiler Devices. Wird ein hinzugewonnener Arbeitnehmer mit einem mobilen Endgerät etwa einem Laptop, einem Tablet-PC oder einem Smartphone versehen, sollten solche Geräte in einer Mobile-Device-Management-Lösung organisiert werden. Um die IT-Sicherheit beim mobilen Tätig sein zu steigern, sollten die genutzten Endgeräte unter anderem durch eine Anti-Virus-Software, eine Firewall, eine Multifaktor-Authentisierung und eine Harddriveverschlüsselung gesichert werden. Zusätzlich sollte ein virtuelles privates Netzwerk, abgekürzt VPN, aufgesetzt werden, um neuen Angestellten einen abgesicherten Remote-Zugang auf das Unternehmensnetzwerk zu gewähren.
  6. Einführung sowie Workshops zu sicherheutsbedeutsamen Themenbereichen
    Bei Stellenantritt erfolgt die IT-seitige Unterweisung des neu gewonnenen Mitarbeiters in die Hardware, Software ebenso wie die IT-Security. Ebenso sollte die IT-Abteilung den neuen Beschäftigten mit den Vorgaben für die Webnutzung und mit dem unternehmensinternen Datenschutzprozess vertraut machen. Ansonsten sollten in den ersten Tagen und Wochen Security-Awareness-Schulungen für die Aspekte IT-Security und Datenschutz terminlich festgelegt und durchgeführt werden, um die neuen Mitarbeiter von Anfang an für sicherheitsbedeutsame Fragestellungen empfänglicher machen und interessieren zu können.

Der erste Eindruck ist grundlegend!

Insbesondere in den ersten hundert Tagen ist die Gefahr hoch, dass neu eingestellte Beschäftigte wieder kündigen. Oft werden dabei gemäß der aktuellen softgarden-Studie „Probezeit für Arbeitgeber“ ein ungutes Arbeitsklima, zu große Erwartungshaltungen an die Unternehmenskultur oder die Unzufriedenheit mit dem herrschenden Managementstil als Gründe genannt.

Somit ist es erforderlich, dass neue Arbeitskollegen insbesondere in der Anfangszeit mithilfe eines gut durchstrukturierten und methodisch aufgebauten Onboarding-Prozesses an die Hand genommen und in das Unternehmen eingegliedert werden.

Möchten auch Sie erfahren, wie Sie ein wirkungsvolles wie auch nachhaltiges IT-seitiges Onboarding implementieren können, welches es allen Angestellten erlaubt, auf einfache sowie interessante Art einzusteigen? Dann beraten wir Sie gerne persönlich!