Mitarbeiter überwachen im Home Office

Im gleichen Maße wie die Home-Office-Pflicht in Zeiten der Pandemie zunimmt, steigen auch die Verkäufe von Überwachungssoftware. Das Ziel: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Home Office überwachen. Aber ist so eine Mitarbeiterüberwachung eigentlich erlaubt?

Mitarbeiter überwachen – ein Lagebild

Wenn Mitarbeiter nicht vor Ort arbeiten, braucht es seitens des Arbeitgebers eine große Portion Vertrauen in deren Arbeitsdisziplin. Während im Büro Klarheit über die Anwesenheit der Angestellten herrscht, sieht die Lage im Home Office anders aus. Wer weiß schon, ob ein Mitarbeiter tatsächlich am Rechner sitzt oder ob er sich stattdessen mit etwas anderem beschäftigt? Es ist daher durchaus verständlich, dass so mancher Chef lieber auf die Einführung vom Home Office verzichtet.

Allerdings erfordert der Kampf gegen das Coronavirus Zugeständnisse von allen Seiten. Klar ist, dass Mitarbeiter höchstwahrscheinlich gegen ihre Arbeitsverträge verstoßen, wenn sie die vereinbarte Arbeitszeit nicht ableisten und nicht die geforderte Arbeitsleistung erbringen. Aber rechtfertigt das eine Überwachung am Arbeitsplatz? Mittel und Wege dazu gibt es auf jeden Fall.

So funktioniert die PC-Überwachung

Während es im Unternehmen die Möglichkeit gibt, die Arbeit der Mitarbeiter zum Teil per Videoüberwachung zu überprüfen, bleibt der Blick in die eigenen vier Wände der Angestellten verwehrt. Die Überwachung des Computers ist daher die einzige Option zu überprüfen, ob Mitarbeiter überhaupt an ihrem Arbeitsgerät sitzen und ob sie damit tatsächlich Ihrer Arbeit nachgehen oder es häufig zum Privatvergnügen nutzen. Aber was ist im Bereich der PC-Überwachung möglich? Hier ein Überblick:

• Browser-Auswertung: Besuchte Internetseiten lassen sich mit einigen Tools protokollieren – inklusive einer Angabe über die Dauer des Besuchs. Ebenso lassen sich Sucheingaben überwachen.
• PC-Auswertung: Verwendete Programme können dokumentiert werden, inklusive der Nutzungsdauer. Veränderungen an Ordnerstrukturen sowie Inhalte in der Zwischenablage lassen sich ebenso nachvollziehen. Zudem sind angeschlossene USB-Sticks und USB-Laufwerke überprüfbar.
• Screenshots: Manche Programme erstellen und speichern in regelmäßigen Abständen Screenshots. Dadurch wird ein Einblick in die ausgeführten Tätigkeiten am PC möglich.
• Keylogger: Mit Hilfe eines Keyloggers lassen sich sämtliche Tastatureingaben einsehen und speichern – darunter auch Nutzerdaten zu zugangsbeschränkten Plattformen.

Technisch ist hinsichtlich der Bildschirmüberwachung einiges möglich. Allerdings gilt wie auch bei der Arbeit vor Ort im Büro, dass nicht jede Art der Mitarbeiterüberwachung erlaubt ist. Für Arbeitgeber gilt, die rechtlichen Bestimmungen unbedingt einzuhalten – ansonsten machen sie sich strafbar.

Mitarbeiter überwachen – rechtliche Bestimmungen

Eine Überwachung der Mitarbeiter ist erlaubt, um Verstöße gegen im Arbeitsvertrag genannte Pflichten aufzudecken oder auch die Leistung zu beurteilen. Arbeitgeber müssen dabei aber dreierlei einhalten: die gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz, die individuellen Rechte der Arbeitnehmer sowie das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats.

Mitarbeiterüberwachung ist immer mit der Verarbeitung von Daten verbunden. Hier kommt der Datenschutz ins Spiel. Demnach ist eine Datenerhebung nur zulässig, wenn es einen „Erlaubnisgrund“ gibt. Dieser kann beispielsweise durch die Einwilligung der Arbeitnehmer bestehen. Voraussetzung ist, dass diese präzise über die Überwachungsmaßnahmen aufgeklärt wurden. Der konkrete Verdacht auf eine Straftat kann ebenfalls ein Erlaubnisgrund sein.

Gegen die individuellen Rechte der Arbeitnehmer verstößt Mitarbeiterüberwachung sehr häufig. Daher muss ein Eingriff auch immer verhältnismäßig sein. Entscheidend ist dabei, ob der Arbeitgeber dienstliche oder private Inhalte kontrollieren will. Dienstlich aufgerufene Internetseiten und E-Mails dürfen nachverfolgt werden, private E-Mails und Internetnutzung dürfen dagegen nicht inhaltlich kontrolliert werden – es sei denn, die private Internetnutzung ist generell verboten.

Mitarbeiterüberwachung: erlaubt oder nicht erlaubt?

Im Folgenden stellen wir noch einmal gegenüber, was bei der Überwachung im Home Office erlaubt ist und was nicht. Anspruch auf Vollständigkeit erheben wir mit dieser Aufstellung nicht – das Thema Mitarbeiterüberwachung ist dafür zu komplex.

Erlaubt:

• Arbeitgeber dürfen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen und dazu beispielsweise eine Auswertung von Login-Daten auf dem Firmenserver nutzen. Generell ist eine Erfassung der Arbeitszeit gesetzlich inzwischen sogar Pflicht – so will es der Europäische Gerichtshof.
• Die private Internetnutzung ist im Unternehmen grundsätzlich verboten? Dann dürfen Arbeitgeber wahllos einige Mitarbeiter-PCs durchleuchten, um zu prüfen, ob sich die Mitarbeiter an diese Vorgabe halten. Aber: Der Betriebsrat muss zuvor über dieses Vorgehen informiert werden.
• Beim Verdacht auf eine private Internetnutzung, welche nicht gestattet ist während der Arbeitszeit, dürfen Arbeitgeber eine stichprobenartige Überwachung durchführen.
• Der Einsatz von Keyloggern ist ausschließlich bei einem Verdacht auf eine Straftat oder auch beim Verdacht auf eine schwere arbeitsvertragliche Pflichtverletzung zulässig.
• Eine GPS-Überwachung ist dann zulässig, wenn gesetzliche Bestimmungen – zum Beispiel das Bundesdatenschutzgesetz – dabei eingehalten werden und/oder wenn Mitarbeiter dem GPS-Tracking im Vorfeld ausdrücklich zugestimmt haben.

Verboten:

• Sofern private Internetnutzung im Unternehmen erlaubt ist, dürfen private E-Mails, Textnachrichten und Co. inhaltlich nicht kontrolliert werden – als rechtlich maßgebend gilt in diesem Fall das Telekommunikationsgesetz.
• Eine umfassende und permanente technische PC-Überwachung der Tätigkeiten der Arbeitnehmer (zur Leistungskontrolle) ist grundsätzlich untersagt. Im Einzelfall können aber stichhaltige Gründe vorliegen, die eine Überwachung im Home Office oder im Büro rechtfertigen. Der betroffene Mitarbeiter muss darüber aber zuvor informiert werden.

Unser Tipp: Bevor Sie sich für eine Mitarbeiterüberwachung entscheiden, sollten Sie sich unbedingt absichern und Ihren Rechtsbeistand hinzuziehen. Bei einer illegalen Mitarbeiterüberwachung drohen nämlich nicht nur erhebliche Geldstrafen. Auch Freiheitsstrafen stehen in so einem Fall zur Debatte.

Software-Installation: IT-Profis unterstützen

Ein guter Vorgesetzter braucht keine Mitarbeiterüberwachung, um die Produktivität seiner Mitarbeiter einschätzen zu können. Hinzu kommt, dass es für das Image eines Unternehmens wenig förderlich ist, wenn neue Mitarbeiter im Zuge ihrer Einarbeitung plötzlich der Installation einer Überwachungssoftware auf ihrem Arbeitsgerät zustimmen sollen. Und einen öffentlichen Skandal, weil der Vorwurf illegaler Mitarbeiterüberwachung im Raum steht, wünscht sich vermutlich auch kein Unternehmen.

Die Implementation einer Überwachungssoftware lehnen viele externe IT-Dienstleister aus diesen und weiteren Gründen kategorisch ab. Geht es allerdings um die Beschaffung und Installation rechtlich unstrittiger Software, sind wir ihnen als Experten gerne behilflich. Wir beraten zu verschiedenen Software-Lösungen, besorgen auf Wunsch die benötigten Lizenzen und richten das neue Programm zudem im Firmennetzwerk ein. Hört sich gut an? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf!