Datenschutzberatung

Schützen Sie sich.
Und Ihre Daten.

Gemeinsam mit der auf Datenschutz und Informationssicherheit spezialisierten Vidano GmbH unterstützen wir Sie dabei, Datenschutzanforderungen strukturiert umzusetzen – von der Dokumentation über technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) und Auftragsverarbeitungsverträge bis zu klaren Prozessen im Unternehmen. Ist ein Datenschutzbeauftragter erforderlich oder gewünscht, kann Vidano diese Funktion extern übernehmen.

Datenschutzberatung Dokumentation & TOMs AV-Verträge & Prozesse

Diese Unternehmen vertrauen auf unsere IT-Lösungen

Warum Datenschutzberatung sinnvoll ist

Datenschutz bedeutet mehr als Dokumentation. Entscheidend ist, personenbezogene Daten nachvollziehbar zu verarbeiten, Zuständigkeiten klar zu regeln, geeignete Maßnahmen umzusetzen und die eigene Datenschutzorganisation bei Bedarf belegen zu können.

Ohne klare Datenschutzstruktur

  • Erforderliche Datenschutzdokumentation ist unvollständig, veraltet oder nicht auf die tatsächlichen Prozesse abgestimmt.
  • Zuständigkeiten sind nicht eindeutig geregelt und erforderliche Maßnahmen werden im Alltag uneinheitlich umgesetzt.
  • Für Betroffenenanfragen oder Datenschutzvorfälle fehlen klar definierte Abläufe und Verantwortlichkeiten.
  • Datenschutzrisiken können steigen, wenn technische und organisatorische Maßnahmen nicht systematisch bewertet, umgesetzt und dokumentiert werden.
  • Bei Prüfungen, Anfragen oder Beschwerden lässt sich nur schwer nachvollziehbar belegen, welche Datenschutzmaßnahmen tatsächlich umgesetzt wurden.
Das Ziel

Mit optimIT und Vidano

  • Relevante Datenschutzanforderungen und erforderliche Dokumentation werden anhand Ihrer tatsächlichen Verarbeitungstätigkeiten strukturiert eingeordnet.
  • Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Datenschutzprozesse werden klar definiert und nachvollziehbar dokumentiert.
  • Technische und organisatorische Maßnahmen werden risikoorientiert betrachtet und passend zu Ihrem Unternehmen dokumentiert.
  • Für Betroffenenanfragen, Datenschutzvorfälle und die laufende Pflege der Dokumentation entstehen klare und praxistaugliche Abläufe.
  • Ist ein Datenschutzbeauftragter erforderlich oder gewünscht, kann Vidano diese Funktion extern übernehmen.

Ihre Vorteile im Überblick

Datenschutz wird im Alltag deutlich handhabbarer, wenn Anforderungen, Dokumentation und Zuständigkeiten nachvollziehbar geregelt sind – und für Anfragen oder Vorfälle klare Abläufe bestehen.

Nachvollziehbare Dokumentation

Erforderliche Unterlagen werden passend zu Ihren tatsächlichen Verarbeitungstätigkeiten strukturiert aufgebaut und gepflegt.

Datenschutzrisiken besser steuern

Klare Regeln und angemessene technische und organisatorische Maßnahmen helfen, Datenschutzrisiken systematisch zu reduzieren.

Klare Zuständigkeiten

Rollen und Abläufe werden nachvollziehbar geregelt – intern und bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern.

Betroffenenanfragen strukturiert bearbeiten

Auskunfts-, Lösch- und andere Betroffenenanfragen werden geprüft und über definierte, fristgerechte Abläufe bearbeitet.

Nachvollziehbar & nachweisbar

Maßnahmen, Zuständigkeiten und Entscheidungen werden nachvollziehbar dokumentiert – wichtig für die datenschutzrechtliche Rechenschaftspflicht.

Externer DSB über Vidano

Ist ein Datenschutzbeauftragter erforderlich oder freiwillig gewünscht, kann Vidano diese Funktion extern übernehmen.

So läuft die Datenschutzberatung

Drei Schritte, um Anforderungen einzuordnen, die erforderliche Dokumentation aufzubauen und Datenschutz im laufenden Betrieb verlässlich zu organisieren.

  1. Ist-Aufnahme & Anforderungen

    Gemeinsam betrachten wir relevante Verarbeitungstätigkeiten, Daten, Systeme, Prozesse und eingebundene Dienstleister und ordnen ein, welche datenschutzrechtlichen Anforderungen und Handlungsbedarfe sich daraus ergeben.

  2. Dokumentation & Maßnahmen

    Auf dieser Grundlage wird die erforderliche Dokumentation strukturiert aufgebaut oder aktualisiert – etwa Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten, technische und organisatorische Maßnahmen sowie Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung, soweit diese im konkreten Fall erforderlich sind.

  3. Laufende Betreuung & Aktualisierung

    Wir unterstützen gemeinsam mit Vidano bei der laufenden Pflege, bei Betroffenenanfragen und datenschutzrelevanten Vorfällen. Ist ein Datenschutzbeauftragter erforderlich oder freiwillig gewünscht, kann die externe Betreuung über Vidano erfolgen.

Häufig gestellte Fragen

Vorlagen können eine erste Orientierung geben, ersetzen aber nicht die Prüfung Ihrer konkreten Verarbeitungstätigkeiten, eingesetzten Systeme, Dienstleister und internen Abläufe. Entscheidend ist, dass Dokumentation und Prozesse zu Ihrem Unternehmen passen und im Alltag tatsächlich umgesetzt werden.

Nicht jedes Unternehmen benötigt einen Datenschutzbeauftragten. Ob eine Benennung verpflichtend ist, richtet sich unter anderem nach Art. 37 DSGVO und in Deutschland ergänzend nach § 38 BDSG. Dabei spielen die Art der Verarbeitung, bestimmte besondere Verarbeitungstätigkeiten und unter anderem auch die Zahl der Personen eine Rolle, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Gemeinsam mit Vidano prüfen wir Ihre konkrete Situation und klären, ob ein Datenschutzbeauftragter erforderlich ist.

Welche Unterlagen erforderlich sind, hängt von den konkreten Verarbeitungstätigkeiten ab. Typische Themen sind das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT), technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs), Auftragsverarbeitungsverträge, Informationspflichten sowie definierte Abläufe für Betroffenenanfragen und Datenschutzvorfälle. Gemeinsam mit Vidano wird geprüft, was davon für Ihr Unternehmen konkret erforderlich ist.

Wir starten mit einem Ist-Check, holen die nötigen Infos strukturiert ab und bauen daraus die Dokumentation und Maßnahmen. Ihr Aufwand bleibt planbar, weil wir keine Endlos Workshops machen, sondern konkret abarbeiten.

Weniger Risiko, weniger Chaos im Ernstfall, sauberere Prozesse mit Dienstleistern und eine bessere Nachweisbarkeit gegenüber Kunden, Prüfungen oder Versicherungen. Datenschutz wird dadurch nicht größer, sondern einfacher.

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Wir beraten Sie gerne persönlich, pragmatisch und völlig unverbindlich.

Dirk Becker
Geschäftsführer und Experte für IT-Infrastruktur
Dirk Becker