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Dokumentenmanagement mit ecoDMS

ecoDMS: Digitaler Posteingang und Ablage, die im Alltag wirklich funktioniert.

Wenn Post und Dokumente im Homeoffice, im Büro und unterwegs sauber verteilt und wiedergefunden werden sollen, braucht es mehr als „Ordner-Struktur“. Mit ecoDMS digitalisieren Sie Ihren Post und Dokumenten-Workflow mit klaren Zuständigkeiten, Berechtigungen und schneller Volltextsuche, damit Belege, Verträge und Rechnungen sofort auffindbar sind.

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GoBD-konform • revisionssicher • Webclient • Volltextsuche • Cloud, Server oder ecoDMS-in-a-Box

Diese Unternehmen vertrauen auf unsere IT-Lösungen

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Warum ecoDMS sinnvoll ist

Ein DMS lohnt sich, wenn Dokumente nicht nur „abgelegt“, sondern im Alltag schnell gefunden, sauber verteilt und revisionssicher archiviert werden müssen.

Ohne DMS

  • Dokumente liegen verteilt: Mail, Netzlaufwerk, Papier, lokale Ordner.
  • Suche kostet Zeit, Rückfragen häufen sich, vieles wird doppelt abgelegt.
  • Versionen sind unklar: „Welche Datei ist die aktuelle?“
  • Berechtigungen und Freigaben sind schwer sauber zu steuern.
  • Archivierung ist oft nicht revisionssicher und nur schwer nachweisbar.
Das Ziel

Mit ecoDMS

  • Zentraler digitaler Posteingang und klare Ablagestruktur.
  • Schnelle Volltextsuche statt Ordner-Klicken und Nachfragen.
  • Revisionssichere Archivierung für Belege, Verträge und Rechnungen.
  • Berechtigungen und Workflows: wer sieht was, wer gibt frei.
  • Betrieb passend zu euch: Cloud, Server oder ecoDMS-in-a-Box.

Ihre Vorteile im Überblick

ecoDMS bringt Struktur in Ihren Dokumentenalltag: schneller finden, sauber verteilen, revisionssicher archivieren – ohne Chaos auf Laufwerken und in Postfächern.

Schnelle Volltextsuche

Belege, Verträge und E-Mails in Sekunden finden – statt Ordner zu durchsuchen oder nachzufragen.

Digitaler Posteingang

Dokumente kommen zentral an, werden sauber zugeordnet und gehen nicht mehr „unter“.

Revisionssicher & GoBD

Archivierung, die nachvollziehbar bleibt – wichtig für Buchhaltung, Prüfungen und Compliance.

Berechtigungen & Rollen

Wer darf was sehen, freigeben oder bearbeiten? Klare Regeln statt „jeder hat Zugriff“.

Workflows statt Zettelwirtschaft

Freigaben, Zuständigkeiten und Ablage laufen strukturiert – weniger Medienbrüche.

Flexibel betreibbar

Je nach Setup: lokal, auf Server oder als ecoDMS-in-a-Box – wir richten es passend zu Ihrer IT ein.

ecoDMS im Alltag – klar, schnell, revisionssicher

Von der Posteingangsbearbeitung bis zur Volltextsuche: ecoDMS macht Dokumentenmanagement einfacher, plattformunabhängig und GoBD-konform.

Einfach und plattformunabhängig. Revisionssicher. GoBD-konform.

Was bedeutet das für die tägliche Arbeit? Was müssen Sie tun?

Ein Mitarbeiter scannt die Post und klassifiziert die Dokumente – so wie Sie es vielleicht schon von der Sortierung der physischen Postmappe gewohnt sind: Rechnungen, Lieferscheine, Personal, Verträge …

Je nach Zuständigkeit erhalten die Mitarbeiter eine Liste „ihrer“ Dokumente zur Bearbeitung. Brauchen Sie einen bestimmten Beleg oder suchen einen Vertrag, finden Sie alles über die Volltextsuche.

Überall verfügbar: Online im Webclient. Im HomeOffice. Im Büro.

Täglicher Organisationsaufwand und jetzt auch noch eine neue Software?

ecoDMS ist schnell und einfach installiert – als komfortable Lösung fürs Dokumentenmanagement. Mit unserer Quickstart-Lösung liefern wir Ihnen eine fertige Ablage-Struktur. Starten Sie unmittelbar nach der Installation.

Bei Bedarf erstellen wir mit Ihnen eine individuelle Struktur für Ihre digitale Dokumentenablage. Sie entscheiden: ecoDMS aus der Cloud, auf Ihrem vorhandenen Server oder als ecoDMS-in-a-Box – zum Kauf oder als Miete bei optimIT.

Das bietet Ihnen ecoDMS unter anderem

Plattform & Clients
  • Plattformunabhängiges Client-Server-System
  • Server-Komponente mit modernem Container-Speichersystem und PostgreSQL-Datenbank
  • Vollumfänglicher Desktop-Client für den Computer
  • Moderner Webclient für PC, Handy und Tablet
Archivierung & Automatisierung
  • Automatische Archivierung und Klassifizierung über Vorlagen (integrierter Vorlagen-Designer)
  • Papierdokumente scannen und archivieren
  • Flotte Archivierung via Drag & Drop und Sidepanel
  • Clipboard zur Erstellung benutzerdefinierter „Dokumentenmappen“
OCR, Suche & Filter
  • Automatische Texterkennung per Volltextindizierung (OCR „Tesseract“)
  • Viele intelligente Suchfunktionen und Filtermöglichkeiten
  • Volltextsuche, Attributsuche, Filtervorlagen uvm.
Formate, Mail & Office
  • Beliebige Dateiformate archivieren (z.B. PDF, Office-Dateien, E-Mails, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine uvm.)
  • PDF-Editor mit Stempelfunktion
  • E-Mail-Archivierung aus Thunderbird & Outlook per Mausklick
  • Plugins für OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office
Revision, GoBD & DSGVO
  • Gesetzeskonformes Löschkonzept gemäß GoBD & DSGVO
  • Versionsverwaltung
  • Revisionskonforme Dokumentenhistorie
Betrieb, Users & Skalierung
  • Unendliches Speichervolumen (Speicherplatz gibt Ihre Systemumgebung oder unsere Cloud-Instanz vor)
  • Komfortable Funktion für Backup & Restore
  • Benutzer- und Gruppenverwaltung
  • Verbindung mit LDAP und Active Directory
  • Zeitlich unbeschränkte Lizenz mit lebenslanger Lizenzpreis-Garantie
  • Frei skalier- und konfigurierbar für beliebige Benutzerkreise und Größen

Dies ist nur ein kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. Überzeugen Sie sich selbst von den Vorzügen dieses Dokumenten-Management-Systems und sprechen Sie uns darauf an.

Der Weg zu ecoDMS

In drei klaren Schritten zur digitalen Dokumentenablage – revisionssicher, schnell im Alltag und überall verfügbar.

Analyse & Ablagestruktur

Wir klären Dokumentarten, Zuständigkeiten und Prozesse und setzen eine passende Quickstart-Struktur oder eine individuelle Ablage auf.

Installation & Einrichtung

ecoDMS wird installiert und konfiguriert: Clients, Webclient, Benutzerrechte, Vorlagen, OCR und Anbindung an Mail und Office.

Go Live, Schulung & Betrieb

Kurze Einweisung, saubere Workflows und dann stabiler Betrieb mit Support, Updates und Optimierungen nach Bedarf.

Häufig gestellte Fragen

Ja, ecoDMS ist für eine revisionssichere Dokumentenablage konzipiert. Entscheidend ist die saubere Einrichtung (Ablagestruktur, Rechte, Prozesse) und dass ihr das System im Alltag auch konsequent so nutzt.

Ja. E-Mails können inklusive Anhängen archiviert werden (z.B. aus Outlook/Thunderbird). Wir richten das so ein, dass es im Alltag schnell geht und sauber in eure Struktur läuft.

Beides. Papierdokumente werden gescannt und einsortiert, digitale Dateien (PDFs, Office, Bilder usw.) können per Drag & Drop, Sidepanel oder automatisiert archiviert werden.

Über Volltextsuche (OCR) und Filter. Das heißt: du findest Belege auch dann, wenn du nur einen Begriff aus dem Dokument kennst, plus Attributsuche und Filtervorlagen.

Ihr habt mehrere Optionen: ecoDMS kann auf eurem vorhandenen Server laufen, aus der Cloud genutzt werden oder als „ecoDMS in a Box“ kommen. Wir empfehlen die Variante passend zu IT-Setup, Security und Zugriff (Büro/HomeOffice).

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Wir beraten Sie gerne persönlich, pragmatisch und völlig unverbindlich.

Dirk Becker

Geschäftsführer und Experte für IT-Infrastruktur
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