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Dokumentenmanagement mit ecoDMS

ecoDMS: Digitaler Posteingang und Ablage, die im Alltag wirklich funktioniert.

Wenn Post und Dokumente im Homeoffice, im Büro und unterwegs sauber verteilt und wiedergefunden werden sollen, braucht es mehr als „Ordner-Struktur“. Mit ecoDMS digitalisieren Sie Ihren Post und Dokumenten-Workflow mit klaren Zuständigkeiten, Berechtigungen und schneller Volltextsuche, damit Belege, Verträge und Rechnungen sofort auffindbar sind.

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GoBD-konform • revisionssicher • Webclient • Volltextsuche • Cloud, Server oder ecoDMS-in-a-Box

Diese Unternehmen vertrauen auf unsere IT-Lösungen

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Warum ecoDMS sinnvoll ist

Ein DMS lohnt sich, wenn Dokumente nicht nur „abgelegt“, sondern im Alltag schnell gefunden, strukturiert verteilt und nachvollziehbar archiviert werden müssen.

Ohne DMS

  • Dokumente liegen verteilt: Mail, Netzlaufwerk, Papier, lokale Ordner.
  • Suche kostet Zeit, Rückfragen häufen sich, vieles wird doppelt abgelegt.
  • Versionen sind unklar: „Welche Datei ist die aktuelle?“
  • Berechtigungen und Freigaben sind schwer sauber zu steuern.
  • Archivierung ist oft nicht revisionssicher und nur schwer nachweisbar.
Das Ziel

Mit ecoDMS

  • Zentraler digitaler Posteingang und klare Ablagestruktur.
  • Schnelle Volltextsuche statt Ordner-Klicken und Nachfragen.
  • Für eine revisionssichere und GoBD-konforme Dokumentenablage konzipiert.
  • Klare Berechtigungen; Freigabe-Workflows lassen sich bei Bedarf mit dem optionalen WORKZ Add-on ergänzen.
  • Betrieb passend zu Ihrer IT: eigener Server, gehostete Lösung oder ecoDMS-in-a-Box.

Ihre Vorteile im Überblick

ecoDMS bringt Struktur in Ihren Dokumentenalltag: schneller finden, sauber verteilen und Dokumente nachvollziehbar sowie revisionssicher archivieren – ohne Chaos auf Laufwerken und in Postfächern.

Schnelle Volltextsuche

Belege, Verträge und E-Mails in Sekunden finden – statt Ordner zu durchsuchen oder nachzufragen.

Digitaler Posteingang

Dokumente kommen zentral an, werden sauber zugeordnet und gehen nicht mehr „unter“.

Revisionssicher & GoBD

Für eine nachvollziehbare und revisionssichere Dokumentenablage konzipiert – bei sauberer Einrichtung und Nutzung.

Berechtigungen & Rollen

Wer darf was sehen oder bearbeiten? Klare Regeln statt „jeder hat Zugriff“.

Optionale Workflows mit WORKZ

Mit dem optionalen WORKZ Add-on lassen sich Freigaben und Kenntnisnahmen strukturiert abbilden.

Flexibel betreibbar

Je nach Setup: eigener Server, gehostete Lösung oder ecoDMS-in-a-Box – wir richten es passend zu Ihrer IT ein.

ecoDMS im Alltag – klar, schnell, revisionssicher archivieren

Von der Posteingangsbearbeitung bis zur Volltextsuche: ecoDMS zentralisiert Ihre Dokumente, ermöglicht plattformübergreifenden Zugriff und unterstützt die technischen Anforderungen an eine GoBD- und DSGVO-konforme Dokumentenverwaltung.

Einfach und plattformübergreifend. Nachvollziehbar. Für revisionssichere Archivierung konzipiert.

Was bedeutet das für Ihre tägliche Arbeit?

Eingehende Papierdokumente können gescannt, erkannt und passend klassifiziert werden – zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine, Personalunterlagen oder Verträge. Bereits digitale Dokumente lassen sich ebenfalls direkt in ecoDMS übernehmen.

Über Rollen und Berechtigungen steuern Sie, welche Mitarbeitenden auf welche Dokumente zugreifen dürfen. Benötigen Sie einen bestimmten Beleg oder Vertrag, helfen Volltextsuche, Attribute und Filter beim schnellen Wiederfinden. Definierte Freigabe- und Kenntnisnahme-Workflows lassen sich bei Bedarf über das optionale WORKZ Add-on ergänzen.

Ortsunabhängig verfügbar: im Webclient, im HomeOffice und im Büro.

Eine neue Software muss zu Ihren bestehenden Abläufen und Ihrer IT passen.

ecoDMS lässt sich als Client-Server-System in Ihre vorhandene IT integrieren. Mit unserer Quickstart-Lösung erhalten Sie eine vorbereitete Ablagestruktur, die wir anschließend an Ihre Dokumentarten, Zuständigkeiten und Anforderungen anpassen können.

Bei Bedarf erstellen wir gemeinsam mit Ihnen eine individuelle Struktur für Ihre digitale Dokumentenablage. Je nach IT-Umgebung kann ecoDMS beispielsweise auf einem vorhandenen Server, als gehostete Lösung oder als ecoDMS-in-a-Box bereitgestellt werden.

Das bietet Ihnen ecoDMS unter anderem

Plattform & Clients
  • Plattformübergreifendes Client-Server-System
  • Server-Komponente mit PostgreSQL-Datenbank und Container-Speichersystem
  • Desktop-Client für die Dokumentenverwaltung am Computer
  • Webclient für den ortsunabhängigen Zugriff über PC, Tablet und Smartphone
Archivierung & Automatisierung
  • Automatische Erkennung und Klassifizierung von Dokumenten über definierte Vorlagen
  • Papierdokumente scannen, klassifizieren und digital archivieren
  • Dokumente per Drag & Drop und Sidepanel in ecoDMS übernehmen
  • Clipboard zur Erstellung benutzerdefinierter virtueller Dokumentenmappen
OCR, Suche & Filter
  • Automatische Texterkennung und Volltextindizierung per OCR
  • Intelligente Suchfunktionen und Filtermöglichkeiten
  • Volltextsuche, Attributsuche und wiederverwendbare Filter für schnelles Wiederfinden
Formate, Mail & Office
  • Zahlreiche Dateiformate archivieren, zum Beispiel PDF-, Office-, Bild- und E-Mail-Dateien
  • PDF-Editor für die Bearbeitung und Kennzeichnung von PDF-Dokumenten
  • E-Mails und Anhänge direkt aus Outlook und Thunderbird archivieren
  • Office-Plugins für Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice
Revision, GoBD & DSGVO
  • Technische Unterstützung für eine GoBD- und DSGVO-konforme Dokumentenverwaltung inklusive Aufbewahrungsfristen und Löschkonzept
  • Versionsverwaltung zur nachvollziehbaren Dokumentation von Änderungen
  • Dokumentenhistorie und rollenbasierte Berechtigungen für nachvollziehbare und kontrollierte Zugriffe
Betrieb, Users & Skalierung
  • Kein produktseitiges Datenlimit – der tatsächlich verfügbare Speicherplatz richtet sich nach der eingesetzten System- oder Hosting-Umgebung
  • Integrierte Funktionen für Backup & Restore
  • Benutzer- und Gruppenverwaltung mit rollenbasierten Berechtigungen
  • Anbindung und Benutzerverwaltung über LDAP und Active Directory möglich
  • Zeitlich unbegrenzt nutzbare Lizenz; Updates sind innerhalb des gewählten Updatezeitraums enthalten
  • Business Edition für beliebig viele gleichzeitige Verbindungen erweiterbar und damit flexibel skalierbar

Dies ist nur ein Auszug der Möglichkeiten von ecoDMS. Welche Funktionen, Bereitstellungsform und Erweiterungen für Ihr Unternehmen sinnvoll sind, klären wir gemeinsam anhand Ihrer bestehenden IT und Ihrer Dokumentenprozesse.

Der Weg zu ecoDMS

In drei klaren Schritten zur digitalen Dokumentenablage – strukturiert, schnell im Alltag und passend zu Ihrer IT.

Analyse & Ablagestruktur

Wir klären Dokumentarten, Zuständigkeiten und Prozesse und setzen eine passende Quickstart-Struktur oder eine individuelle Ablage auf.

Installation & Einrichtung

ecoDMS wird installiert und passend zu Ihrer Umgebung konfiguriert: Clients, Webclient, Benutzerrechte, Vorlagen, OCR sowie Anbindungen an E-Mail- und Office-Anwendungen.

Go-live, Schulung & Betrieb

Nach einer kurzen Einweisung starten Sie mit klaren Abläufen in den laufenden Betrieb. Support, Updates und weitere Optimierungen erfolgen nach Bedarf; zusätzliche Freigabe-Workflows können mit dem optionalen WORKZ Add-on ergänzt werden.

Häufig gestellte Fragen

Ja, ecoDMS ist für eine revisionssichere Dokumentenablage konzipiert. Entscheidend ist die saubere Einrichtung (Ablagestruktur, Rechte, Prozesse) und dass ihr das System im Alltag auch konsequent so nutzt.

Ja. E-Mails können inklusive Anhängen archiviert werden (z.B. aus Outlook/Thunderbird). Wir richten das so ein, dass es im Alltag schnell geht und sauber in eure Struktur läuft.

Beides. Papierdokumente werden gescannt und einsortiert, digitale Dateien (PDFs, Office, Bilder usw.) können per Drag & Drop, Sidepanel oder automatisiert archiviert werden.

Über Volltextsuche (OCR) und Filter. Das heißt: du findest Belege auch dann, wenn du nur einen Begriff aus dem Dokument kennst, plus Attributsuche und Filtervorlagen.

Ihr habt mehrere Optionen: ecoDMS kann auf eurem vorhandenen Server laufen, aus der Cloud genutzt werden oder als „ecoDMS in a Box“ kommen. Wir empfehlen die Variante passend zu IT-Setup, Security und Zugriff (Büro/HomeOffice).

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Dirk Becker

Geschäftsführer und Experte für IT-Infrastruktur
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