Maximale IT-Leistungsfähigkeit und IT-Sicherheit sind heute wesentliche Erfolgsfaktoren für Betriebe. Während multinationale Unternehmen oft über die notwendigen monetären und menschlichen Kapazitäten verfügen, um diese Erfordernisse zu erfüllen, stehen mittelständische Unternehmen vor der Aufgabe, mit eingeschränkten Mitteln Schritt zu halten. An dieser Stelle kommen verwaltete IT-Dienstleistungen ins Spiel. Durch die Auslagerung komplexer oder wiederkehrender technologischer Aufgaben wie Netzwerk- und Infrastrukturmanagement, Backup-Lösungen und Daten-Restaurierung sowie die kontinuierliche Überwachung und Aktualisierung von IT-Sicherheitssystemen, ermöglichen sie es Organisationen, ihre internen Technologie-Teams freizustellen, Betriebskosten zu reduzieren und sich auf ihr Kerngeschäft zu fokussieren. Gleichzeitig profitieren sie von der Expertise spezialisierter Technologieanbieter und sichern höchste Sicherheitsvorgaben.
Lesen Sie in den folgenden Passagen, warum Managed IT-Services besonders für KMUs gewinnbringend sind, wie sie implementiert werden können und worauf bei der Auswahl eines Dienstleistungsanbieters zu achten ist.
In der heutigen, dynamischen Unternehmenslandschaft ist es für Betriebe notwendig, mit dem rasanten technischen Wandel Schritt zu halten. Ob Digitalisierung, Automatisierung, künstliche Intelligenz, Cloud-Computing oder das IoT – zeitgemäße Technologien verbessern nicht nur die Effizienz und Produktivität, sondern sind auch entscheidend, um langfristig wettbewerbsfähig und erfolgreich zu sein, wie viele Untersuchungen aus den letzten Jahren belegen, darunter die Untersuchung „Performance-Treiber 2024“ (https://www.staufen.ag/insights/studien-whitepaper/studie-performance-treiber-2024/) von der Staufen AG.
Gerade der Mittelstand steht jedoch vor einzigartigen Problemen, wenn es darum geht, diese fortschrittlichen Lösungen zu implementieren. Eine der größten Hürden sind die begrenzten Ressourcen. Während Großkonzerne oft über umfangreiche finanzielle Mittel und spezialisierte Fachkräfte verfügen, sieht die Lage für kleinere Betriebe meist anders aus. Der bestehende Mangel an qualifiziertem Personal, Budgetrestriktionen sowie strukturelle, strategische und kulturelle Barrieren führen dazu, dass viele Betriebe nicht in der Position sind das Potenzial neuer Technologien vollständig auszuschöpfen.
Für mittelständische Unternehmen stellt sich daher die Herausforderung: Wie können sie trotz dieser Einschränkungen mit größeren Mitbewerbern Schritt halten?
Die Lösung liegt in Managed IT-Services.
Was sind Managed IT-Services?
Unter verwalteten IT-Dienstleistungen versteht man IT-Dienstleistungen, die an ein externes Technologieunternehmen, einen sogenannten verwalteten Dienstleister (MSP), übertragen werden. Dieser übernimmt die Betreuung für die IT-Infrastruktur und IT-Prozesse eines Unternehmens. Das Hauptziel der verwalteten IT-Services besteht darin, durch das Anbieten spezialisierter Expertise und Mittel die Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Schutz der IT-Umgebung der Kund*innen zu gewährleisten, ihre hausinternen Technologieteams freizustellen und die Compliance mit gesetzlichen Regelungen sowie branchenspezifischer Compliance-Anforderungen zu garantieren, ohne dass die Firmen selbst hohe Investitionen in technisches Personal oder unternehmenseigene Infrastrukturen tätigen müssen.
Die wichtigsten IT-Dienstleistungen von Managed Service Providern auf einen Blick!
Je nach Erfordernissen des unterstützten Unternehmens bieten Managed-Service-Provider unterschiedliche IT-Dienstleistungen an, die unerlässlich für den reibungslosen Betrieb und die Sicherheit der IT-Infrastruktur eines Unternehmens sind. Im Folgenden sind einige der bedeutendsten Managed IT-Services aufgelistet, die durch die Anbieter erbracht werden können:
• IT-Infrastrukturmanagement: Managed-Service-Provider verantworten die Kontrolle, Administration und vorausschauende Instandhaltung von Servern, Netzwerken und Endgeräten, um sicherzustellen, dass alle Systeme störungsfrei funktionieren und Ausfallzeiten minimiert werden.
- Cloud-Services: Eine zusätzliche Kernkompetenz von Managed-Service-Providern ist die Bereitstellung, Verwaltung und Verbesserung von Cloud-Infrastrukturen, wie Software-as-a-Service (SaaS), Platform-as-a-Service (PaaS) und Infrastructure-as-a-Service (IaaS). Dies ermöglicht Unternehmen, ihre IT-Ressourcen dynamisch zu erweitern und von überall auf ihre Unternehmensdaten und Geschäftsanwendungen Zugriff zu haben.
- Backup und Disaster Recovery: Ein zentraler Bestandteil von Managed IT-Services ist die Verwaltung von Backup- und Notfallwiederherstellungs-Lösungen. Diese Dienste gewährleisten, dass die Geschäftsdaten turnusmäßig archiviert werden und im Falle eines Datenverlustes oder eines IT-Sicherheitsereignisses zeitnah rekonstruiert werden können.
- IT-Sicherheit: Ein weiterer, bedeutender Managed IT-Service ist die IT-Sicherheit. Dies umfasst neben der Bedrohungserkennung und Vulnerabilitätsanalysen auch Awareness-Trainings und die Implementierung von Sicherheitsvorkehrungen wie Firewalls und Antivirenprogramme. Außerdem bieten die Dienstleister oft auch Dienstleistungen zur Reaktion auf IT-Sicherheitsvorfälle und zur Wiederherstellung nach Cyberattacken an, um die Datensicherheit und die Business-Kontinuität zu sichern.
- Remote Monitoring und Management (RMM): Managed Service Provider bieten zudem Remote Monitoring sowie Management (RMM) an, um die IT-Systeme eines Unternehmens rund um die Uhr zu monitoren. Dies ermöglicht eine frühzeitige Instandhaltung und zügige Intervention auf potenzielle Störungen, bevor sie zu schwerwiegenden Unterbrechungen führen.
- Helpdesk- und Support-Services: Ein zusätzlicher erwähnenswerter Managed IT-Service ist der IT- Support und die Helpdesk-Dienste. Hier gewähren Managed-Service-Provider bei IT-bezogenen Störungen und Fragen Unterstützung für Anwender, was die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter erhöht. Dieser Dienst ist oft rund um die Uhr verfügbar und stellt sicher, dass IT-Probleme zeitnah gelöst werden.
- Update- und Patch-Management: Viele Managed-Service-Provider übernehmen auch die Verantwortung um das regelmäßige Update- und Patch-Management von Anwendungsprogrammen und Systemen, um sicherzustellen, dass alle Anwendungen auf dem neuesten Stand sind und Schwachstellen geschlossen werden. Dies fördert die Stabilität der Systemsicherheit und Systemstabilität und sichert vor identifizierten IT-Vulnerabilitäten und IT-Attacken.
- Netzwerk- und Kommunikationsdienste: Viele Managed-Service-Provider bieten außerdem Netzwerk- und Kommunikationsdienste an, einschließlich der Verwaltung von Netzwerkinfrastrukturen, VPNs und VoIP-Systemen, um eine verlässliche und sichere Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu ermöglichen.
- IT-Beratung und Strategie: Neben den operativen IT-Dienstleistungen bieten viele Managed-Service-Provider auch strategische IT-Beratung an. Sie unterstützen Unternehmen dabei, ihre IT-Strategien zu formulieren und umzusetzen, um die Unternehmensziele zu fördern und Wettbewerbsvorteile zu erlangen.
Aber ist IT-Outsourcing nicht dasselbe?
Managed IT-Services vs. klassischem Outsourcing: Vorteile und Nachteile im Überblick!
Im Wesentlichen sind Managed IT-Services und klassisches Outsourcing beides Modelle zur Auslagerung von IT-Dienstleistungen. Allerdings differenzieren sie sich erheblich in Umfang, Flexibilität und Service-Modell. Hier sind die wesentlichen Unterschiede:
- Umfang der Dienstleistungen:
o Managed IT-Services: Managed IT-Services beinhalten eine breite Palette vorausschauend gesteuerter IT-Dienstleistungen, einschließlich Infrastrukturoptimierung, Cloud-Services, Backup, IT-Sicherheit, Fernüberwachung, Helpdesk, Update-Management, Netzwerkdienste und IT-Beratung. Absicht ist die ganzheitliche Hilfe und Verbesserung des IT-Betriebs.
o Klassisches Outsourcing: Beim klassischen IT-Outsourcing liegt die Aufmerksamkeit auf spezifischen IT-Funktionen wie Rechenzentrumsverwaltung, Softwareentwicklung oder technische Unterstützung, um Einsparungen zu erzielen, ohne die gesamte IT-Infrastruktur zu betreuen. - Service-Modell und Management:
o Managed IT-Services: Managed IT-Services basieren auf der Prämisse von Service-Level-Agreements (SLAs), die eindeutige Leistungskennzahlen und Qualitätsstandards definieren. Vorausschauendes IT-Handling mit fortlaufender Kontrolle und vorbeugender Instandhaltung.
o Klassisches Outsourcing: Beim klassischen IT-Outsourcing dreht es sich um ein reaktionsbasiertes, vorhabenorientiertes Modell. Externe übernehmen konkrete Aufträge, strategische IT-Vorausplanung bleibt beim Unternehmen. - Flexibilität und Anpassungsfähigkeit:
o Managed IT-Services: Managed IT-Services bieten flexible und erweiterbare Lösungen, die sich schnell an veränderte Business-Anforderungen anpassen lassen.
o Klassisches Outsourcing: Weniger flexibel, Langzeitverträge und spezifische Tätigkeiten erschweren Anpassungen an neue Business-Bedürfnisse. - Kostenstruktur:
o Managed IT-Services: Managed IT-Services verfügen über eine transparente Kostenstruktur basierend auf Abo-Modell. Dies vereinfacht die Finanzplanung und vermeidet unerwartete Kosten.
o Klassisches Outsourcing: Beim traditionellen IT-Outsourcing variieren die Kosten je nach Umfang und Dauer der Projekte, oft projektbasiert oder nach Stunden, was zu schwer kalkulierbaren Ausgaben führen kann.
Effektive Strategien zur Implementierung von Managed IT-Services im Mittelstand!
Die Implementierung von Managed IT-Services benötigt sorgfältige Vorbereitung und eine strukturierte Herangehensweise. Hier sind die wesentlichen Schritte, die berücksichtigt werden sollten:
- Schritt 1: Bedarfsanalyse und Zielsetzung
Zu Beginn sollten KMU eine detaillierte Bedarfsanalyse vornehmen. Hierbei geht es darum, die spezifischen IT-Anforderungen des Unternehmens zu erkennen und klare Ziele für die Implementierung von Managed Services zu setzen. Denkbare Überlegungen könnten sein:
- Welche IT-Prozesse sollen ausgelagert werden?
- Welche internen Ressourcen sind vorhanden?
- Welche Service-Level-Agreements (SLAs) sind erforderlich?
- Schritt 2: Auswahl eines passenden Managed-Service-Providers
Die Wahl des geeigneten Managed-Service-Providers (MSP) ist ausschlaggebend für das Gelingen von Managed IT-Services. Hierbei sollten KMUs diese Kriterien berücksichtigen:
- Erfahrung und Fachkenntnis: Der MSP sollte über belegbare Erfahrung im Bereich Managed Services besitzen, idealerweise in vergleichbaren Industrien.
- Flexibilität und Skalierbarkeit: Der Dienst sollte flexibel und skalierbar sein, um mit dem Wachstum und den Veränderungen des Unternehmens Schritt halten zu können.
- Technik und Innovation: Der MSP sollte zeitgemäße Techniken einsetzen und fortlaufend in Innovationen investieren, um den Unternehmen immer die besten Konzepte anbieten zu können.
- Schritt 3: Planung und Umsetzung
Nach der Entscheidung eines passenden Managed-Service-Providers folgt die ausführliche Planungsstufe. Diese umfasst:
- Erstellung eines Umsetzungsplans mit klaren Meilensteinen und Zuständigkeiten.
- Schulung der Belegschaft, um den Übergang zu den Managed IT-Services störungsfrei zu organisieren.
- Aufbau einer Kommunikationsplattform zwischen dem Unternehmen und dem MSP, um eine reibungslos funktionierende Koordination zu gewährleisten.
- Schritt 4: Monitoring und Optimierung
Nach der Implementierung ist es wichtig, die Leistungen der Managed IT-Services fortlaufend zu überwachen. Wiederkehrende Überprüfungen und Reports helfen, die Qualität der Leistungen zu evaluieren und Optimierungen vorzunehmen. Ein gutes Monitoring-System ermöglicht es, Störungen rechtzeitig zu erkennen und schnell zu lösen.
Fazit: Maximale IT-Effizienz und Sicherheit für Ihr Unternehmen!
Der unaufhaltsame Wandel zur digitalen Transformation und Automatisierung bringt KMUs vor große Möglichkeiten und zugleich noch nie dagewesene Herausforderungen, wie etwa die Erfordernis, mit begrenzten Mitteln Schritt zu halten, die IT-Sicherheit zu gewährleisten und die Unternehmensproduktivität zu steigern. Durch die Implementierung von Managed IT-Services sollten diese Herausforderungen jedoch wirkungsvoll bewältigt werden.
Managed IT-Services gestatten es Unternehmen, auf fachkundige Fachwissen und modernste Technologien zuzugreifen, ohne hohe Investitionen in eigenes Personal und IT-Infrastruktur tätigen zu müssen. Dies leitet nicht nur zu einer deutlichen Erhöhung der IT-Produktivität und IT-Sicherheit, sondern auch zu einer deutlichen Kostensenkung und einer nachhaltigeren Nutzung der Ressourcen.
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