ecoDMS

Sie habe den Großteil Ihrer Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt?

Wie verteilen Sie nun eigentlich an Ihre Post und andere Dokumente?

Wir bieten Ihnen ein modernes Verteil- und Archivsystem an, mit dem Sie mit minimalem Aufwand Ihren Post- und Dokumenten-Workflow digitalisieren und für alle Mitarbeiter – natürlich abhängig von Zuständigkeit und Berechtigung – zugänglich machen können.

Einfach und plattformunabhängig. Revisionssicher. GoBD-konform.

Was bedeutet das für die tägliche Arbeit? Was müssen Sie tun?

Ein Mitarbeiter scannt die Post und klassifiziert die Dokumente – so wie Sie es vielleicht schon von der Sortierung der physikalischen Postmappe gewohnt sind – Rechnungen, Lieferscheine, Personal, Verträge … und je nach Zuständigkeit erhalten die Mitarbeiter eine Liste „ihrer“ Dokumente zur Bearbeitung. Brauchen Sie einen bestimmten Beleg, suchen einen Vertrag, so können Sie alle Dokumente via Volltextsuche finden.

Überall verfügbar: Online im Webclient. Im HomeOffice. Im Büro.

Erst der Organisationsaufwand wegen Corona und jetzt auch noch eine neue Software?

ecoDMS ist schnell und einfach installiert– als komfortable Lösung fürs Dokumentenmanagement.

Mit unserer Quickstart-Lösung liefern wir Ihnen eine fertige Ablage-Struktur. Starten Sie unmittelbar nach der Installation! Bei Bedarf erstellen wir mit Ihnen eine individuelle Struktur für Ihre digitale Dokumentenablage. sodass Sie unmittelbar nach der Installation starten können.

Sie entscheiden: ecoDMS aus der Cloud, auf ihrem vorhandenen Server oder als ecoDMS-in-a-Box – Zum Kauf oder als Miete bei optimIT.

Mit ecoDMS von optimIT digitalisieren Sie ihre Dokumentenablage!

Das bietet Ihnen ecoDMS unter anderem

• Plattformunabhängiges Client-Server-System
  • Server-Komponente mit einem modernen Container-Speichersystem und postgreSQL-Datenbank
  • Vollumfänglicher Desktop-Client für den Computer
  • Moderner Webclient für PC, Handy und Tablet
• Unendliches Speichervolumen (den Speicherplatz gibt Ihre technische Systemumgebung oder unsere Cloud-Instanz vor)
• Beliebige Dateiformate archivieren
  • z.B. PDF, Office-Dateien, E-Mails, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine uvm.
• Automatische Texterkennung mittels Volltextindizierung durch die OCR „Tesseract“
• Viele intelligente Suchfunktionen und Filtermöglichkeiten
  • z.B. Volltextsuche, Attributsuche, Filtervorlagen uvm.
• Automatische Archivierung und Klassifizierung mittels Klassifizierungsvorlagen, erstellt mit dem integrierten Vorlagen Designer
• Papierdokumente scannen und archivieren
• Flotte Archivierung via Drag & Drop und Sidepanel
• PDF Editor mit Stempelfunktion
• Gesetzeskonformes Löschkonzept gemäß GoBD & DSGVO
• Einfache E-Mailarchivierung aus Thunderbird & Outlook per Mausklick
• Plugins für OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office
• Benutzer- und Gruppenverwaltung
• Verbindung mit LDAP und Active Directory
• Clipboard zur Erstellung benutzerdefinierter „Dokumentenmappen“
• Versionsverwaltung
• Revisionskonforme Dokumentenhistorie
• Komfortable Funktion für Backup & Restore
• Zeitlich unbeschränkte Lizenz mit Lebenslanger-Lizenzpreis-Garantie
• Frei skalier- und konfigurierbar für beliebige Benutzerkreise und Größen

Dies ist nur ein kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. Überzeugen Sie sich selbst von den Vorzügen dieses Dokumenten-Management-Systems und sprechen Sie uns darauf an.