Sie kennen es sicherlich aus Ihrem eigenen Geschäftsalltag: Die stetig wachsende Flut an E-Mails, die täglich die Postfächer Ihres Unternehmens überschwemmt. Laut Statistiken trudeln in die deutschen Postfächer weit mehr als 800 Milliarden E-Mails pro Jahr ein – pro Mitarbeiter entspricht das durchschnittlich 26 beruflichen E-Mails pro Tag. Diese enorme Anzahl macht die effiziente und rechtskonforme E-Mail-Archivierung zur Herausforderung.
In diesem Ratgeber erhalten Sie einen umfassenden Einblick in die Möglichkeiten der E-Mail-Archivierung, erfahren, worauf es dabei ankommt, und wie Sie die optimale Archivierungslösung für Ihr Unternehmen auswählen.
Wie funktioniert E-Mail-Archivierung?
E-Mail-Archivierung ist wie das virtuelle Gedächtnis Ihres Unternehmens. Sie erfasst, ordnet und sichert Ihre E-Mails sowie Anhänge systematisch. Das Ergebnis: schneller Zugriff, strukturierte Datenverwaltung und einfache Wiederherstellung im Bedarfsfall.
Warum sollte ich E-Mails archivieren?
Die Archivierung von E-Mails ist für Ihr Unternehmen sowohl zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften als auch zum Schutz sensibler Daten von großer Bedeutung. Diese Praxis bewahrt die Integrität Ihrer Geschäftsdaten, gewährleistet Transparenz und schützt vor Datenbeschädigung und -verlust.
Ist E-Mail-Archivierung Pflicht?
Ganz klar, E-Mail-Archivierung ist Pflicht. Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, geschäftliche E-Mails und digitale Kommunikation für eine festgelegte Dauer aufzubewahren. Diese Maßnahme schafft nicht nur Transparenz und Nachvollziehbarkeit, sondern auch rechtliche Verbindlichkeit im Geschäftsverkehr.
Die rechtlichen Grundlagen zur E-Mail Archivierung im Überblick
In Deutschland unterliegt die E-Mail-Archivierung den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD), dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Die gesetzlichen Regelungen schreiben vor, dass alle als Handels- oder Geschäftsbriefe geltende E-Mails für 6 Jahre aufbewahrt werden müssen. Eine erweiterte Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren gilt außerdem für:
- Rechnungen
- Buchungsbelege
- Jahresabschlüsse
- Bilanzen
Als Geschäftsführer im Unternehmen tragen Sie die Verantwortung dafür, dass die archivierten E-Mails im Falle von behördlichen Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten zugänglich und nachvollziehbar sind. Daher ist gerade in diesem komplexen Bereich die Unterstützung durch einen erfahrenen IT-Dienstleister wie optimIT sinnvoll, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Archivierung höchsten Standards entspricht.
Welche E-Mails unterliegen der gesetzlichen Pflicht zur E-Mail-Archivierung?
Die gesetzliche Pflicht zur E-Mail-Archivierung erstreckt sich in der Regel auf alle geschäftlichen E-Mails, die relevante Informationen zur Buchführung und steuerlichen Dokumentation enthalten. Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen schnellen Überblick über die gesetzliche Aufbewahrungspflicht:
| Kategorie | Aufbewahrungspflicht gemäß GoBD | Keine Aufbewahrungs- pflicht |
Aufbewahrungs- verbot |
| Geschäftliche Korrespondenz mit Kunden & Geschäftspartner | ✓ | ||
| Verträge & Vereinbarungen | ✓ | ||
| Finanztransaktionen wie Bestellungen, Rechnungen & Zahlungsbelege | ✓ | ||
| Rechtliche Dokumente & Beschlüsse | ✓ | ||
| Persönliche E-Mails | ✓ (nur mit Zustimmung des Mitarbeiters) |
||
| Werbliche E-Mails & Newsletter | ✓ | ||
| Bewerberdaten | ✓ |
Was ist beim Archivieren von E-Mails zu beachten?
Beim Archivieren von E-Mails sind Datenschutz, Revisionssicherheit und eine umfassende Dokumentation entscheidend. Hier kann Ihnen ein versierter Anbieter für E-Mail-Archivierung, wie optimIT zur Seite stehen. Er bietet nicht nur technische Lösungen, sondern auch kompetente Beratung, um die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.
Rechtssichere & revisionssichere E-Mail Archivierung nach DSGVO & GoBD
Rechts- und Revisionssicherheit sind keine bloße Formalität, sondern ein entscheidender Schutz für Ihr Unternehmen. Eine falsche Entscheidung oder ein vergessener Schritt können ernsthafte Konsequenzen haben – von rechtlichen Sanktionen bis zum Verlust geschäftskritischer Daten. Achten Sie daher bei Ihrer Archivierungslösung auf:
- Einhaltung der DSGVO zum Schutz personenbezogener Daten & die Möglichkeit der Informationsbereitstellung bei Anfragen oder Prüfungen
- Manipulationssicherheit der Daten
- Lückenlose Dokumentation von Änderungen & Zugriffen
Manuell sind diese Anforderungen nicht fehlerfrei zu erfüllen. Rechtskonform und sicher sind Sie hingegen mit einer automatisierten Lösung. Um die entsprechende technische Infrastruktur dafür zu schaffen, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten IT-Dienstleister.
So geht es richtig: Effiziente E-Mail-Archivierung mit Software- & Cloud-Lösungen
Als IT-Managed Service-Provider bietet Ihnen optimIT effiziente Lösungen für die sichere Archivierung Ihrer digitalen Kommunikation:
- Absolute Rechtssicherheit: Mit der GoBD-konformen Archivierung von optimIT sichern Sie Ihre rechtliche Klarheit, schützen Ihr Unternehmen vor rechtlichen Stürmen und behalten stets die Kontrolle.
- Automatisierung & Bedienkomfort: Schluss mit umständlichen Prozessen! Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, während die Automatisierung die Archivierungsarbeit übernimmt.
- Cloud-basierte Archivierung: Verabschieden Sie sich von Platzmangel auf Ihren Servern. Die Lösung von optimIT ermöglicht Ihnen eine flexible, skalierbare und sichere Archivierung in der Cloud. Ihre Daten sind jederzeit zugänglich, geschützt und bereit für eine nahtlose Integration in Ihre Arbeitsprozesse.
- Effiziente Suche: Finden Sie, wonach Sie suchen, und das im Handumdrehen. Die intelligente Suchfunktion ermöglicht Ihnen einen blitzschnellen Zugriff auf archivierte Inhalte. Zeit ist Geld, und die Lösung von optimIT spart Ihnen beides.
- Kostentransparenz und Planbarkeit: Behalten Sie die Kontrolle über Ihr Budget! optimIT bietet die Komplettarchivierung und viele weitere Managed IT Services als monatlichen Festpreis in Form einer IT-Flatrate an. So sind Sie in puncto Datensicherheit und Kosten bestens abgesichert.
Irrtümer & Mythen: Was Sie über E-Mail Archivierung wissen sollten
Zum Thema E-Mail-Archivierung halten sich zahlreiche Mythen und Missverständnisse hartnäckig. Zeit für Klarheit und Fakten zu den häufigsten Fehleinschätzungen:
1. Ein Backup ist auch eine E-Mail Archivierung
Einfache Backups oder auch Managed Backups dienen lediglich dem kurz- bis mittelfristigen Speichern von Daten. Archivierung bietet weit mehr als das – sie gewährleistet neben der Datensicherung auch eine gesetzeskonforme Aufbewahrung und eine schnelle Wiederherstellung. Sichern Sie Ihr Unternehmen mit einer professionellen E-Mail-Archivierung ab, wie sie von optimIT angeboten wird.
2. Kleine Unternehmen brauchen keine E-Mail Archivierung
Kleine Unternehmen unterschätzen oft die Notwendigkeit einer rechtssicheren E-Mail-Archivierung. Eine effektive Archivierung ist aber unverzichtbar, denn Gesetze gelten für alle – unabhängig von der Unternehmensgröße. Schützen Sie sich vor Datenverlusten und rechtlichen Konsequenzen. optimIT bietet maßgeschneiderte Lösungen für Unternehmen jeder Größe.
3. E-Mails ausdrucken reicht für die Archivierung
Das Ausdrucken von E-Mails kann maximal eine vorübergehende Maßnahme zur Dokumentation sein. Langfristig ist diese Methode aber sehr riskant und ersetzt keine rechtskonforme Archivierung. Moderne E-Mail-Archivierung gewährleistet Sicherheit und Compliance.
4. E-Mail Archivierung lässt sich über Outlook durchführen
Outlook und andere E-Mail-Programme bieten lediglich begrenzte Archivierungsfunktionen, die der E-Mail Archivierung laut Gesetz aber nicht gerecht werden. Tatsächlich erfordert rechtliche Konformität eine spezielle E-Mail Archivierungs-Software, um Transparenz, Datensicherheit und gesetzeskonforme Aufbewahrung zu gewährleisten. Setzen Sie besser auf professionelle Lösungen, um Ihr Unternehmen rechtlich abzusichern.
5. Datenschutz & E-Mail Archivierung lassen sich nicht vereinen
Datenschutz und E-Mail-Archivierung können sehr wohl in Einklang stehen. Moderne Lösungen, wie sie optimIT anbietet, setzen auf verschlüsselte Speicherung, Zugriffskontrollen und Anonymisierung. So bleiben Ihre Daten geschützt, gleichzeitig gesetzeskonform archiviert und DSGVO und Archivierung gehen Hand in Hand.
Optimal geschützt: Maßgeschneiderte E-Mail Archivierungslösungen mit optimIT
Die E-Mail-Archivierung ist kein bloßes Pflichtprogramm, denn die digitale Kommunikation ist das Herzstück moderner Geschäftsprozesse. Hier treffen Sicherheit, Effizienz und Transparenz aufeinander. Für maximalen Schutz und reibungslose Abläufe sollten Sie daher auf einen professionellen Partner setzen.
Mit optimIT erhalten Sie maßgeschneiderte Lösungen, die Ihr Unternehmen vor Datenverlust und rechtlichen Risiken bewahren. Kontaktieren Sie uns heute für eine individuelle Beratung und sichern Sie den Erfolg Ihrer digitalen Kommunikation – heute und morgen.
